1 、会议室、接待室是学院举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学院日常工作的正常运转，提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。
2 、办公室所属会议室、接待室只供学院举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。接待室用于院级会议和接待，办公楼二楼和四楼会议室均可向各部门开放。
3 、实行会议预约制度。各部门如需使用会议室一般应提前 3 天向办公室提出申请，以便合理安排使用。若部门预定的会议室与学院临时性重要会议发生冲突时，以全院性会议为先。
4 、院级会议和接待要求有专人负责引领、招待。
5 、非接待客人和参加会议人员不得随意进入接待室、会议室。
6 、保证会议室的清洁、卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。服务人员要及时整理、清扫会议室、接待室，保持清洁环境。
7 、爱护会议室、接待室设施。任何人员不得随意移动会议室、接待室的家具、物品，不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品，不得随意拿走放在接待室的学院介绍、报刊、杂志等资料。
8 、会议结束后，会议室使用部门须到办公室办理交接手续。
9 、对于不按规定要求使用会议室的部门，办公室有权提出批评，甚至停止其再次使用会议室。
